ADMINSTRASI UMUM

ADMINISTRASI UMUM

1,ADMINISTRASI

A.PENGERTIAN ADMINISRASI UMUM

         Adalah semua pekerjaan,kegiatan dan tata cara tulis menulis dalam             lingkungan organisasi secara teratur dan terarah bersifat nonoprasional dan dilaksanakan oleh seluruh bagian organisasi untuk mencapai tujuan yang sama.

B.  PERANAN DAN CIRI-CIRI ADMINISTRASI UMUM

1. mendukung pelaksanaan tugas pokok, untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Menyediakan keterangan bagi pejabat atau pimpinan organisasi guna mengambil keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara leseluruhan.

Ciri Ciri Administrasi Umum

1. Bersifat dukungan guna memudahkan pekerjaan agar dapat berjalan sebagaimana mestinya.

2. Memasuki seluruh bagian organisasi, diperlukan dimana-mana dan dilaksanakan diseluruh organisasi

3. Dilaksanakan oleh semua anggota dalam organisasi tanpa memandang tugas pokok anggota yang bersangkutan.

4. Memerlukan ktelitian dan kecermatan.

C. ASAS- ASAS PENYELENGGARAAN ADMINISTRASI UMUM

1. Asas tanggung jawab

2. Asas keamanan

3. Asas saluran komunikasi

4. Asas ketepatan

v  TULISAN DINAS

Tulisan Dinas adalah semua tulisan – tulisan yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di lingkungan organisasi dalam rangka melaksanakan tugas dalam bidangnya masing-masing.

Jenis Tulisan Dinas Yang Bersifat Mengatur

1. Surat Keputusan ( Keputusan dari komando )

    Adalah suatu bentuk tulisan dinas yang membuat kebijaksanaan,     pelaksanaan dari suatu kebijaksanaan pokok.

Contoh :

a. Menetapkan/mengubah status anggota

b. Menetapkan/mencabut berlakunya cap dinas organisasi

c. Menetapkan/mencabut berlakunya suatu petunjuk

d. Menetapkan, mrngubah, membubarkan badan kepanitiaan/team

e. Pendegelesaian wewenang tertentu

2. Instruksi ( Arahan/ komentar )

Adalah suatu tulisan yang memuat petunjuk/arahan, pelaksanaan suatu kebijaksanaan pokok yang tertuang dalam keputusan tertentu.

3. Perintah Harian

Adalah suatu bentuk tulisan yang dikeluarkan untuk memperingati suatu peristiwa penting yang harus ditaati.

4. Petunjuk Pelaksanaan

Adalah suatu bentuk tulisan dinas yang memuat petunjuk-petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu kegiatan berdasarkan suatu kebijakan.

5. Surat Perintah/Surat Tugas

Adalah suatu bentuk tulisan yang memuat pernytaan kehendak pimpinan untuk dipatuhi dan dilaksanakan oleh seseorang/kelompok dan mempunyai akibat pertanggungjawaban administrasi.

JENIS TULISAN DINAS YANG BERSIFAT NASKAH

 1. LAPORAN

Laporan adalah suatu bentuk tulisan dinas yang membuat sesuatu pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu kegiatan secara kronologis (laporan keuangan).

2. SURAT

Surat adalah bentuk tulisan yang ditulis oleh seorang pejabat dalam menyampaikan tugas jabatannya guna menyampaikan pemberitahuan, pernyataan ataupun permintaan kepada pejabat lain  diluar organisasi sendiri(surat upacara bendera)

C. MENGANALISIS PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI

Jabatan dibidang admistrasi perkantoran

Adalah kedudukan pegawai dalam struktur organisasi dan mempunyai kemampuan pengetahuan,keterampilan dan sikap bertanggung jawab dengan fungsi yang spesifik /detail(bertanggung jawab sepenuhnya)

    1. Jenis-jenis jabatan

a.       kepala kantor

b.      manajerial/manager

c.       staff/pembantu ahli

d.      kepala personalia

e.       kepala tata usaha

       Pengertia Jabatan Oleh Drs.Moekijat

Adalah hal yang penting dalam manajemen kepegawaian karena hasilnya dapat  digunakan hampir dalam semua program kepegawaian

     2.  Langkah –Langkah Menganalisis Jabatan

a.       mengkaji organisasi secara keseluruhan dan kesusaian tiap jabatan

b.      menentukan bagaimana informasi dalam organisasi dianalisis

c.       pemilihan jabatan –jabatan yang akan dianalisis

     3. Metode analisis jabatan

         a. kuesioner/daftar pertanyaan

            Adalah pengumpulan data menggunakan daftar pertanyaan

         b. Pengamatan /Observasion

Adalah pengumpulan data dengan cara mengamati langsung ditempat.

c. Wawancara /Interview

            Yaitu pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan yang disiapkan.

         d. Laporan

1)      menulis laporan pekerjaan secara singkat

2)      hasil akhir dari segala informasi

    D.    MENGANALISIS PEKERJAAN KANTOR

         JENIS-JENIS PEKERJAAN KANTOR

1.      Menghimpun/manajer

2.      Mencatat/sekrataris

3.      Menggandakan/sekretaris

4.      Mengirim/sekrataris

5.      Menyimpan/bendahara

6.      Melakukan komunikasi /anggota

7.      Menghitung/bendahara

8.      Pekerjaan lainnya/anggota

        a.  Ciri-ciri pekerjaan kantor

1)      bersifat pelayanan

2)      terbuka dan luas

3)      dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

         b.  hasil jasa atau pekerjaan kantor

1)      Surat

Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran/informasi

2)      Laporan

Adalah suatu laporan yang berisi informasi data atau berita

           E. MENYELESAIKAN SARANA PRASARANA DAN TATA RUANG ADMINISTRASI PERKANTORAN

            Menyelesaikan sesuatu masalah = mengidentifikasi

        

  1.  Jenis-Jenis Sarana Dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencaoai maksud dan tujuan.

Prasarana adalah segala sesuatu yang meupakan penunjang utama terselanggranya suatu proses ( Usaha Pembangunan, Proyek )

a. Peralatan Atau Perlengkapan Kantor adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai  lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

1.) Peralatan Atau Perlengkapan dilihat dari bentuknya :

a) Berbentuk lembaran ( dokumen/surat)

b) Berbentuk non lembaran ( instruksi/perintah)

c) Berbentuk buku

2.) Peralatan Atau Perlengakapan dilihat dari penggunaannya

a. Barang habis pakai

b. Barang tidak habis pakai

b. Mesin – Mesin Kantor

c. Mesin Komunikasi Kantor

d. Perabot Kantor

e. Interior Kantor

f. Tata Ruang Kantor

F. HAKIKAT ADMINISTRASI PERKANTORAN

1. Arti Luas

            Adalah seluruh proses kerjasama antara dua orang atau lebih dalam mencapai tujuan dengan memanfaatkan sarana prasarana tertentu secara berdaya guna dan berhasil guna

2. Arti Sempit

            Adalah kegiatan yang meliputi catat mencatat, surat menyurat, pembukuan ringan, ketik mengetik, agenda sebagainya yang bersifat ketatatusahaan.

3. Definisi Administrasi Perkantoran Menurut George Terry

            Adalah perencanaan, pengendalian, perorganisasian pekerjaan kantor serta penggerakan yang melaksanakan agar mencapai tujuan yang telah ditetapkan

4. Hakikat Administrasi Perkantoran Menurut KBBI

            Tempat mengurus suatu pekerjaan merupakan definisi dari kantor.

G. HAKIKAT KOMUNIKASI

1. Pengertian Komunikasi Menurut Everestt M. Rogers

            Adalah proses dimana suatu ide dialihkan dari sumber kepada suatu penerima atau lenih dengan maksud untuk mengubah tingkah laku mereka.

2. Proses Komunikasi

a. Individu, Kelompok atau Organisasi

b. Pesan tersebut kemudian disampaikan melalui suatu media

c. Penerima Pesan

3. Unsur-Unsur Komunikasi

a.Sumber

b. Pesan

c. Saluran atau Media

d. Penerima pesan atau Komunikan

e. Efek

4. Fungsi Komunikasi

a. Memberikan Informasi kepada masyarakat

b. Mendidik Masyarakat

c. Memengaruhi Masyarakat

d. Menghibur Masyarakat

5. Tujuan Komunikasi

a. Memberikan Informasi kepada para klien

b. Menolong orang lain

c. Menyelesaikan masalah dan membuat keputusan

6. Jenis Komunikasi

a. Komunikasi Intrapribadi

b. Komunikasi antarpribadi

c. Komunikasi Kelompok

d. Komunikasi Publik

7. Komunikasi Efektif adalah menciptakan iklim kerja kantor yang sehat dan terbuka sehingga meningkatkan kreatifitas dan dedikasi pegawai kantoran

8. Faktor komunikasi efektif

a. kepercayaan

b. Perhubungan

c. Kepuasan

d. Kejelasan

e. Kesinambungan dan konsistensi

f. Kemampuan pihak penerima berita

g. Saluran pengiriman berita

9. Bentuk Komunikasi kantor adalah komunikasi yang berlangsung dalam kantor berupa komunikasi internal dan eksternal

10. Menurut Onong Uchjana Effendi mengemukakan tiga dimensi dalam komunikasi internal yaitu:

a. Komunikasi Vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas

b. Komunikasi Horizontal adalah komunikasi mendatar

c. Komunikasi Diagonal

11. Syarat Terjadi nya Komunikasi Kantor

a. Komunikasi Tertulis

b. Sistem Komunikasi Lisan

c. Sistem Mekanis

d. Sistem Panggilan Start